Hộ Kinh Doanh Thời Thuế Mới: Quản Lý Doanh Thu Thế Nào Để Không Bị Vướng Lỗi Thuế?

Nhà nước vừa công bố chính sách thuế mới, khiến không ít chủ shop, doanh nghiệp nhỏ phải lo lắng: Liệu mình có bị "soi ra" doanh thu gì không minh bạch, có phải mua phần mềm kế toán hay làm sổ sách lại từ đầu? Những nỗi lo này rất thực tế, nhưng thật ra, gốc rễ không nằm ở chính sách — mà nằm ở cách doanh nghiệp quản lý dữ liệu kinh doanh chưa hiệu quả.

 

Bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) hiểu rõ hơn về yêu cầu minh bạch doanh thu trong bối cảnh chính sách thuế mới. Đồng thời giới thiệu cách quản lý vận hành đơn hàng và dòng tiền thông minh, tìm ra giải pháp phù hợp với quy mô thực tế của từng doanh nghiệp.

 

1. Chính sách thuế mới và những tác động lên hộ kinh doanh/SME

 

 

Những điểm thay đổi nổi bật trong chính sách thuế

 

Chính sách thuế mới đặt trọng tâm vào việc minh bạch hoá doanh thu của các hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME). Một trong những thay đổi lớn là mở rộng việc áp dụng thuế điện tử, tăng cường giám sát các giao dịch phát sinh trên nền tảng số. Cụ thể hơn:

• Việc quản lý thuế không còn dựa vào báo cáo giấy hay "sổ sách tay" mà dựa trên dữ liệu điện tử được kết nối từ nhiều nguồn. Cơ quan thuế có thể đối chiếu thông tin từ ngân hàng, sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki, Facebook, Zalo...), và các hệ thống thanh toán trung gian.

   

• Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền bắt buộc từ 01/06/2025: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên trong các ngành như bán lẻ, dịch vụ ăn uống, vận tải, lưu trú... bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Những hộ chưa có hệ thống bán hàng chuyên nghiệp cần chuẩn bị sớm để tránh bị động.
  
  

• Mở rộng kết nối dữ liệu và giám sát dòng tiền: Cơ quan thuế đẩy mạnh kết nối dữ liệu từ ngân hàng và các sàn TMĐT. Việc phát hiện các khoản thu không minh bạch sẽ dễ hơn nhiều so với trước. Doanh nghiệp không còn nhiều "vùng xám" trong việc quản lý doanh thu và chi phí.
  
  

• Mặt khác, sàn thương mại điện tử sẽ có trách nhiệm nộp thuế thay cho hộ kinh doanh từ 01/04/2025: Theo Luật số 56/2024/QH15, các sàn TMĐT sẽ có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thay cho hộ/cá nhân kinh doanh trên nền tảng. Từ đó, doanh nghiệp cần phải kiểm soát chặt chẽ doanh thu trên từng kênh, tránh trường hợp khấu trừ sai hoặc thiếu doanh thu từ nguồn này.

 

Từ những thay đổi trên, có thể thấy các SME sẽ không thể tiếp tục quản lý dòng tiền theo cách thủ công. Việc ghi chép thiếu, không đầy đủ hoặc doanh thu "ngoài sổ sách" rất dễ bị phát hiện. Do đó, giờ đây doanh nghiệp cần chuẩn bị tâm thế quản lý số liệu ngay từ đầu và công cụ phù hợp để quản lý dữ liệu kinh doanh một cách bài bản.

 

 

Những nhóm SME bị ảnh hưởng mạnh

 

• Hộ kinh doanh online chưa hạch toán đầy đủ: Shop vận hành tự phát, bán qua nhiều kênh nhưng chưa có thói quen hạch toán đầy đủ (không ghi chép doanh thu - chi phí rõ ràng) là nhóm dễ gặp rủi ro cao nhất.
  
  

• SME bán đa kênh nhưng không có hệ thống đồng bộ đơn hàng: Chênh lệch doanh thu giữa các kênh bán là nguyên nhân phổ biến dẫn đến sai sót khi kê khai thuế.
  
  

• Doanh nghiệp sử dụng nhiều kênh thanh toán: Các khoản thu qua ví điện tử, COD, chuyển khoản nếu không được ghi nhận chính xác sẽ là điểm dễ bị "soi".

 

 

3 vấn đề SME hay gặp khi không chuẩn bị trước

 

Thứ nhất, số liệu doanh thu rời rạc, không có tổng hợp. Nhiều chủ shop không biết tổng doanh thu thực sự hàng tháng là bao nhiêu, dễ dẫn tới khai báo thiếu hoặc sai.

 

Thứ hai, không có đối soát tồn kho chính xác. Khi kiểm tra, doanh thu và hàng tồn không khớp nhau là điểm dễ bị cơ quan thuế chú ý.

 

Thứ ba, không có chứng từ rõ ràng cho các khoản chiết khấu, giảm giá, hoàn tiền. Việc thiếu chứng từ dẫn tới rủi ro không được công nhận khi hạch toán chi phí, làm tăng số thuế phải nộp.

 

2. Vì sao quản lý doanh thu minh bạch giúp SME "dễ thở" hơn với thuế

 

Một mẫu báo cáo tài chính

Tâm lý sợ thuế chủ yếu đến từ việc thiếu kiểm soát số liệu

 

Nhiều SME không ngại nộp thuế nhưng lại ngại làm việc với cơ quan thuế vì lo lắng về độ chính xác của số liệu. Khi không rõ mình đã thu bao nhiêu, chi bao nhiêu, đối soát với thuế, dữ liệu của sàn TMĐT hay ngân hàng trở thành áp lực lớn.

 

Tình trạng thiếu báo cáo dòng tiền, không quản lý tồn kho rõ ràng khiến nhiều doanh nghiệp dễ rơi vào thế bị động. Việc khai báo sai số liệu, dù vô tình, cũng có thể dẫn tới xử phạt. Từ đó hình thành tâm lý "né" kê khai, dẫn đến rủi ro càng cao, tạo tâm lý lo ngại kéo dài.

 

Trong khi đó, trên thực tế, nếu chuẩn bị tốt ngay từ đầu, SME hoàn toàn có thể chủ động kiểm soát dữ liệu, hợp tác với cơ quan thuế một cách minh bạch và dễ dàng hơn.

 

 

Quản lý đơn đồng bộ → giúp có số liệu chuẩn khi cần kê khai

 

Một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp quản lý thuế hiệu quả là có hệ thống quản lý đơn hàng đồng bộ. Việc quản lý đơn hàng đồng bộ từ các kênh bán giúp SME nắm được doanh thu thực tế theo ngày, tuần, tháng. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng nhất khi cần kê khai thuế.

 

Đặc biệt là khi việc bán hàng đa kênh ngày càng phổ biến (Shopee, TikTok, website, Facebook, offline...). Nếu không gom được toàn bộ đơn hàng về một nơi, chủ shop sẽ rất khó xác định doanh thu thực tế theo từng thời điểm. Và một hệ thống đơn giản như phần mềm quản lý đơn hàng (OMS) có thể giúp doanh nghiệp khả thi hóa và tự động hóa được điều đó.

 

Như vậy, khi cần đối soát với cơ quan thuế, việc có báo cáo doanh thu chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp giảm áp lực đáng kể, đồng thời tạo niềm tin với cơ quan quản lý.

 

 

Giảm rủi ro bị vướng lỗi thuế do dữ liệu sai lệch

 

Nhiều trường hợp SME bị xử phạt không phải do cố tình trốn thuế mà do chênh lệch dữ liệu giữa các kênh: doanh thu ghi trên Shopee khác với dữ liệu từ POS tại cửa hàng, hay thiếu ghi nhận đơn hàng Facebook khi tổng hợp báo cáo.

 

Quản lý đơn hàng và doanh thu đồng bộ giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện và điều chỉnh các chênh lệch này trước khi nộp tờ khai. Đây là cách giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hiệu quả nhất.

 

Bên cạnh đó, khi dữ liệu minh bạch, SME cũng sẽ dễ dàng mở rộng hợp tác với các đối tác lớn như chuỗi phân phối, ngân hàng, giúp tăng khả năng tiếp cận vốn và tạo nền tảng vững chắc cho tăng trưởng.

 

3. Giải pháp nào giúp SME quản lý đơn và doanh thu hiệu quả, dễ triển khai

 

Cán bộ thuế Chi cục Thuế hướng dẫn hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử từ POS
(Ảnh: Quân đội nhân dân 2025)

 

Cách làm từ đơn giản đến nâng cao

 

Không phải SME nào cũng cần đầu tư ngay phần mềm phức tạp. Cách tiếp cận hiệu quả là bắt đầu từ nhu cầu thực tế và mở rộng theo quy mô kinh doanh.

 

• Với SME mới khởi động, file Excel quản lý đơn hàng và doanh thu là giải pháp phù hợp. Miễn là dữ liệu được cập nhật thường xuyên và đầy đủ, phương pháp này vẫn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các khoản thu, chi.
  
  

• Khi doanh nghiệp bắt đầu bán đa kênh (Shopee, Lazada, TikTok Shop, Facebook...), nên sử dụng công cụ đồng bộ đơn hàng. Việc cộng gộp doanh thu thủ công rất dễ sai sót khi số lượng đơn tăng lên. Các công cụ gom đơn tự động sẽ giúp đảm bảo tính chính xác khi đối soát.
  
  

• Với SME có quy mô lớn hơn, có thể cân nhắc nền tảng quản lý đơn hàng chuyên nghiệp (OMS) có tích hợp quản lý tồn kho và kết nối đa kênh bán. Giải pháp này giúp kiểm soát toàn bộ quy trình vận hành và dòng tiền một cách tập trung.

 

Quy trình vận hành hợp lý cho SME nhỏ và vừa

Dù áp dụng giải pháp nào, SME nên xây dựng quy trình quản lý rõ ràng, giúp việc đối soát thuế trở nên nhẹ nhàng hơn. Quy trình cơ bản nên gồm:

1. Đồng bộ đơn hàng từ tất cả các kênh bán về một hệ thống trung tâm
   
   

2. Cập nhật doanh thu theo ngày để nắm được dòng tiền thực tế
   
   

3. Kiểm soát tồn kho định kỳ để đảm bảo số liệu khớp giữa tồn kho và doanh thu
   
   

4. Đối soát dòng tiền hàng tuần để phát hiện và xử lý kịp thời các chênh lệch
   
   

5. Chuẩn bị báo cáo cho cơ quan thuế từ dữ liệu đã được kiểm soát, tránh làm gấp vào cuối kỳ
   
   

Việc chuẩn bị báo cáo không nên để dồn sát kỳ kê khai. Một quy trình vận hành tốt sẽ giúp giảm áp lực, hạn chế rủi ro khi làm việc với cơ quan thuế.

 

Một số công cụ có thể hỗ trợ quy trình này như: hệ thống OMS đơn giản, phần mềm quản lý kho mini, phần mềm dòng tiền cho SME.

 

Chọn công cụ phù hợp với năng lực và quy mô kinh doanh

 

Việc đầu tư vào một phần mềm kế toán phức tạp ngay từ đầu là không cần thiết. Trên thực tế, SME cần chọn công cụ phù hợp với quy mô, ngân sách và khả năng vận hành nội bộ.

• Với shop nhỏ: Sử dụng OMS bản free hoặc gói trả phí đơn giản, kết hợp với file quản lý dòng tiền đã đủ đáp ứng.
  
  

• Với shop trung bình: Nên cân nhắc bổ sung phần mềm quản lý kho để kiểm soát tồn kho, giá vốn, và tích hợp báo cáo tài chính đơn giản.
  
  

• Với shop có quy mô lớn hơn và hướng mở rộng lâu dài: Khuyến nghị nên đầu tư bài bản cho hệ thống đồng bộ đơn hàng - tồn kho - dòng tiền toàn diện để đảm bảo dữ liệu luôn minh bạch.

Điều quan trọng nhất là xây dựng nền tảng minh bạch số liệu ngay từ đầu. Khi doanh nghiệp đã kiểm soát tốt dữ liệu nội bộ, việc làm việc với cơ quan thuế sẽ không còn là trở ngại.