Những vị trí và vai trò thiết yếu trong kho hàng (cập nhật 2024)

Thứ sáu, 13/12/2024
Những vị trí và vai trò thiết yếu trong kho hàng (cập nhật 2024)

Kho hàng đóng vai trò như một mắt xích không thể thiếu trong chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, quản lý và phân phối một cách hiệu quả. Để một kho hàng vận hành trơn tru cần có sự phối hợp nhịp nhàng của các vị trí chủ chốt, mỗi người đều góp phần đảm bảo quy trình nhập xuất hàng diễn ra thông suốt và hiểu quả. Do đó, hiểu rõ cấu trúc và trách nhiệm của từng vị trí là điều kiện tiên quyết để quản lý kho một cách chuyên nghiệp.

 

Đọc thêm: Tìm hiểu cách hệ thống WMS nâng cao hiệu quả vận hành kho trong bài viết “Hệ thống WMS là gì?”

 

Sơ đồ tổ chức trong kho

 

Tinh gọn và phân bổ hợp lý là hai yếu tố then chốt quyết định cơ cấu của tổ chức kho có đảm bảo trách nhiệm rõ ràng và nâng cao hiệu suất hay không. Dưới đây là sơ đồ mô hình tổ chức cơ bản của một kho hàng, minh họa các cấp bậc và vai trò quan trọng:

 

 

Các vai trò chính và trách nhiệm

 

1. Ban lãnh đạo và quản lý

 

Quản lý kho:

  • Thiết kế chiến lược vận hành kho phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
  • Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) như độ chính xác trong quá trình hoàn thành đơn hàng, thời gian quay vòng (turnaround time) và năng suất lao động của nhân viên.
  • Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn lao động và quy định pháp lý trong lĩnh vực logistics.

 

Giám sát vận hành:

  • Quản lý hoạt động hằng ngày, điều phối nhân sự và giải quyết các vấn đề phát sinh.
  • Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác như vận tải, mua hàng và bán hàng để đảm bảo quy trình thông suốt.
  • Theo dõi năng suất và đưa ra điều chỉnh phù hợp để tối ưu hóa quy trình.

 

2. Đội ngũ vận hành

 

Nhân viên lái xe nâng (Forklift Operator):

  • Điều khiển thiết bị nâng hạ (Material Handling Equipment - MHE) để di chuyển và sắp xếp hàng hóa an toàn.
  • Kiểm tra và bảo dưỡng thiết bị định kỳ nhằm đảm bảo hoạt động liên tục, không gián đoạn.
  • Sắp xếp hàng hóa khoa học theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out) tùy thuộc vào yêu cầu kho.

 

Nhân viên lấy hàng/đóng gói (Picker/Packer):

  • Lấy hàng theo phiếu tổng hợp đơn (Picklist) với độ chính xác cao, đảm bảo đúng loại và số lượng.
  • Đóng gói sản phẩm theo quy chuẩn, sử dụng vật liệu phù hợp để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
  • Kiểm tra chất lượng (Quality Check) trước khi giao hàng để hạn chế lỗi sai.

 

Nhân viên bốc dỡ hàng (Loader/Unloader):

  • Thực hiện bốc xếp hàng hóa vào/ra khỏi kho bằng tay hoặc bằng thiết bị hỗ trợ.
  • Kiểm tra tình trạng hàng hóa ngay khi nhận và báo cáo nếu phát hiện hư hỏng.
  • Đảm bảo hàng hóa được lưu trữ đúng vị trí theo sơ đồ kho (Warehouse Layout).

 

3. Đội ngũ kiểm soát chất lượng và tồn kho

 

Nhân viên kiểm soát chất lượng (Quality Controller):

  • Kiểm tra chi tiết hàng hóa đầu vào và đầu ra, đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng.
  • Giám sát bao bì, nhãn mác và xử lý các lỗi phát sinh trước khi xuất hàng.
  • Phối hợp với nhà cung cấp và các bộ phận liên quan để giải quyết các vấn đề chất lượng.

 

Nhân viên kiểm soát tồn kho (Inventory Controller):

  • Theo dõi tồn kho thực tế so với dữ liệu hệ thống, đảm bảo độ chính xác trong báo cáo tồn kho.
  • Thực hiện kiểm kê định kỳ (Cycle Count) và kiểm kê tổng thể (Stock Take) theo lịch trình.
  • Giải quyết các chênh lệch tồn kho (Inventory Discrepancy) để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả vận hành.

 

4. Chuyên gia công nghệ và dữ liệu

 

Chuyên viên hệ thống WMS (WMS Specialist):

  • Triển khai, vận hành và bảo trì hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System).
  • Đào tạo nhân viên kho sử dụng hệ thống WMS để tối ưu hóa quy trình và giảm sai sót.
  • Xử lý sự cố kỹ thuật và đảm bảo dữ liệu trong hệ thống luôn chính xác và kịp thời.

 

Chuyên viên phân tích dữ liệu (Data Analyst):

  • Thu thập và phân tích dữ liệu vận hành để nhận diện các vấn đề và cơ hội cải tiến.
  • Đề xuất các giải pháp tối ưu hóa quy trình dựa trên các chỉ số như tỷ lệ lỗi, năng suất, và chi phí.
  • Báo cáo và cung cấp các thông tin chiến lược cho ban quản lý để hỗ trợ ra quyết định.

 

Những thách thức trong quản lý kho hàng

 

  • Vai trò bị chồng chéo: Phân công nhiệm vụ không rõ ràng dẫn đến xung đột hoặc trùng lặp công việc.
  • Kháng cự sự đổi mới (công nghệ): Một số nhân viên gặp khó khăn trong việc tiếp nhận và sử dụng hệ thống WMS.
  • Thiếu hụt lao động: Khó khăn trong tuyển dụng lao động có tay nghề ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất kho.
  • Đào tạo chưa đầy đủ: Nhân viên không được đào tạo bài bản dễ dẫn đến sai sót và tăng rủi ro trong vận hành.

 

Một đội ngũ kho hàng phối hợp hiệu quả là nền tảng để tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Hiểu rõ vai trò của từng vị trí, xây dựng kế hoạch đào tạo bài bản và sử dụng công nghệ hiện đại như WMS là cách giúp kho hàng vận hành trơn tru, giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng suất.

 

Bạn đã sẵn sàng cải thiện hiệu quả vận hành kho của mình? Hãy bắt đầu ngay hôm nay!