Checklist quản lý kho cho shop bán hàng online: Tối ưu vận hành, giảm hoàn đơn

Trong thế giới bán lẻ online ngày càng cạnh tranh, việc không kiểm soát tốt hàng tồn kho có thể khiến shop trả giá đắt: hoàn đơn tăng, khách không quay lại, chi phí vận hành đội lên chóng mặt.

Nhiều chủ shop tập trung vào bán hàng, quảng cáo hay livestream, mà quên mất rằng: quản lý kho là phần cốt lõi quyết định lợi nhuận và uy tín. Đặc biệt với những ai đang bán hàng đa kênh hoặc chạy sale liên tục, chỉ một lỗi nhỏ về tồn kho cũng đủ khiến cả hệ thống bị gián đoạn.

 

❝ Không ai thích làm kiểm kê, nhưng không làm thì dễ “toang”. ❞

 

Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn lại toàn bộ hoạt động liên quan đến kiểm soát tồn kho, xác định những điểm yếu trong quy trình hiện tại, từ đó chọn ra checklist quản lý kho phù hợp với mô hình của mình.

Quản lý kho: Bài toán dễ “toang” nếu bỏ qua

 

Vì sao nhiều shop online hay gặp lỗi tồn kho?

 

Phần lớn các shop online quy mô nhỏ và vừa hiện nay vẫn quản lý tồn kho thủ công – thông qua ghi chép tay hoặc file Excel rời rạc. Dù cách làm này dễ tiếp cận, nhưng khi quy mô bán hàng tăng lên, sai lệch số liệu rất dễ xảy ra.

 

Một số lỗi tồn kho phổ biến:

• Cập nhật chậm: Sau khi chốt đơn, hàng không được trừ kịp thời khỏi tồn kho, dẫn đến tình trạng đơn hàng vẫn hiện "còn hàng" dù đã hết.

• Thiếu mã SKU rõ ràng: Việc chỉ ghi nhận theo tên/mẫu dễ gây nhầm lẫn giữa các biến thể sản phẩm.

• Không có hệ thống đồng bộ bán hàng đa kênh: Khi dữ liệu từ Shopee, TikTok Shop, Facebook không được gom về một nơi, nguy cơ oversell tăng cao – hệ quả là huỷ đơn, khách hàng không hài lòng.
  
  

Một lỗi tồn kho nhỏ có thể kéo theo hệ quả lớn: đơn hàng bị huỷ, đánh giá 1 sao, hạn chế hiển thị trên sàn hoặc bị phạt điểm vận hành.

 

Thực tế cho thấy: các lỗi này không phát sinh từ khâu bán hàng, mà xuất phát từ quản lý vận hành phía sau – vốn có thể được cải thiện rõ rệt với quy trình kiểm soát chặt hơn.

 

Những tác động dây chuyền từ tồn kho sai

 

Sai lệch tồn kho không chỉ ảnh hưởng đến từng đơn hàng cụ thể, mà còn gây xáo trộn toàn bộ hệ thống vận hành – đặc biệt trong các quyết định liên quan đến nhập hàng, doanh thu và lợi nhuận.

 

Một số hệ quả điển hình:

• Sai lệch doanh thu và báo cáo tài chính: Khi tồn kho không đúng, việc tính toán hàng đã bán, hàng còn lại, hay hàng cần nhập bổ sung đều thiếu chính xác.

• Quyết định kinh doanh bị ảnh hưởng: Khó xác định mặt hàng bán tốt, không biết nên nhập thêm hay xả bớt → ảnh hưởng trực tiếp tới dòng tiền và hiệu suất bán hàng.

• Gây mất niềm tin với đối tác hoặc sàn TMĐT: Dữ liệu không minh bạch khiến việc hợp tác mở rộng gặp trở ngại – đặc biệt khi làm việc với kho thuê, dịch vụ fulfillment hoặc đang cân nhắc gọi vốn.
  
  

Dữ liệu tồn kho là một trong những chỉ số nền tảng – khi không còn chính xác, toàn bộ hệ thống ra quyết định sẽ trở nên mù mờ.

 

Trên thực tế, nhiều kế hoạch mở rộng bị trì hoãn chỉ vì một lý do: không biết chắc đang còn bao nhiêu hàng trong kho.

 

 

Cuối cùng, dữ liệu kho chính xác còn là nền tảng để vận hành ổn định, giúp shop có thể lên chương trình khuyến mãi, đẩy quảng cáo, hoặc tạo combo mà không sợ “cháy hàng giữa chừng”.

 

Do đó, thay vì kiểm kê “chữa cháy” mỗi khi có lỗi, nhiều hệ thống vận hành hiệu quả đã chuyển sang kiểm soát chủ động – theo tuần, thậm chí theo ngày – tùy theo tần suất bán hàng.

 

Checklist quản lý kho hiệu quả cho shop bán hàng online

 

1. Ghi nhận và cập nhật tồn kho theo SKU – không theo tên sản phẩm

 

Việc quản lý bằng tên sản phẩm như “Áo thun trắng size M” dễ gây nhầm lẫn, đặc biệt khi có nhiều mẫu tương tự. Thay vào đó, mỗi biến thể nên có mã SKU riêng, ví dụ:

 

Việc dùng SKU giúp:

• Đối chiếu tồn kho nhanh chóng khi kiểm kê

• Dễ lọc sản phẩm theo từng thuộc tính (size, màu, mẫu)

• Hạn chế nhầm lẫn khi đóng gói hoặc kiểm hàng

 

💡 Ví dụ thực tế: Một shop bán áo có hơn 30 mẫu, mỗi mẫu 5 size – nếu không dùng SKU, nhân viên kiểm kho sẽ phải dò từng dòng tên sản phẩm. Còn nếu có SKU, chỉ cần gõ lọc là ra đúng dòng cần tìm, tiết kiệm thời gian đáng kể.

 

Ngoài ra, nên có một file kiểm kê hoặc phần mềm hiển thị các cột như sau:

 

Việc cập nhật này nên được thực hiện ngay sau khi có giao dịch – không đợi đến cuối tuần hay cuối tháng mới cộng trừ.

 

2. Theo dõi hàng hoàn, hàng lỗi, hàng bán chậm – không làm đại khái

 

Hàng hoàn là phần tồn kho “nguy hiểm” nếu không kiểm tra kỹ. Có thể hàng bị lỗi, thiếu phụ kiện, dơ bẩn, hoặc không còn bao bì gốc. Nếu nhập ngược về kho mà không phân loại rõ, rủi ro bán lại cho khách mới và nhận đánh giá xấu là rất cao.

 

Tương tự, hàng lỗi và hàng bán chậm cũng cần theo dõi riêng – không nên để lẫn vào tồn kho bình thường.

 

📋 Gợi ý file theo dõi trạng thái hàng hóa:

 

 

 

Việc này giúp:

• Không để sót hàng hỏng/lỗi trong quy trình bán

• Biết nên xả hàng nào để quay vòng vốn

• Hạn chế khiếu nại do gửi nhầm hàng không đạt chuẩn

 

3. Chọn công cụ hỗ trợ kiểm kho phù hợp – không cần đắt tiền

 

Không phải shop nào cũng cần dùng phần mềm chuyên sâu từ đầu. Tuỳ vào quy mô và tần suất bán hàng, có thể chọn một trong ba hướng sau:

 

---

 

🔹 Cấp cơ bản – File Excel kiểm kho

 

Phù hợp với: Shop dưới 20 sản phẩm, đơn hàng <10/ngày

• Ưu điểm: Dễ dùng, linh hoạt, không phụ thuộc hệ thống nào

• Nhược điểm: Dễ sai sót nếu nhiều người thao tác, không có cảnh báo tồn kho thấp

 

📋 Gợi ý bảng Excel cơ bản:

 

Tải sẵn file mẫu, in ra cũng được – chỉ cần duy trì cập nhật mỗi ngày hoặc ngay sau mỗi đợt chốt đơn.

 

🔹 Cấp trung – App quản lý kho đơn giản

 

Phù hợp với: Shop có >30 sản phẩm, bán đa kênh (Shopee, TikTok, FB)

 

Một số công cụ phổ biến:

• KiotViet, Sapo, Maybanhang: Giao diện thân thiện, có bản miễn phí/thử

• Tính năng chính: Quản lý theo SKU, cảnh báo hết hàng, đồng bộ sàn TMĐT, báo cáo tồn kho

 

🔹 Cấp chuyên sâu – Phần mềm OMS/WMS chuyên dụng

 

Phù hợp với: Shop có kho riêng, >100 đơn/ngày, hoặc làm fulfillment

 

• Sử dụng hệ thống như SellnShip, Haravan, Boxme hoặc giải pháp tích hợp AI

• Tính năng cao cấp: Quản lý inbound/outbound, báo cáo SKU theo vị trí, PDA quét mã vạch, tích hợp nhiều kho

 

💡 Đặc biệt phù hợp nếu muốn mở rộng quy mô mà không tăng nhân sự.

Tình huống điển hình: Khi sản phẩm được bán trên Shopee và TikTok cùng lúc, hệ thống sẽ tự trừ kho, tránh oversell.

 

🔗 Gợi ý: Với các shop muốn kiểm soát tốt hơn mà vẫn giữ chi phí thấp, có thể tham khảo mô hình BYOC – tự triển khai phần mềm lên hạ tầng riêng. Đây là hướng đi linh hoạt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp giảm lệ thuộc và dễ mở rộng sau này.

 

👉 Đọc thêm tại đây: BYOC – Hướng dịch chuyển mới của SaaS trong ngành dịch vụ

 

Tuy nhiên, tựu trung quan trọng nhất vẫn là chọn công cụ phù hợp với giai đoạn hiện tại – chưa cần “xịn”, chỉ cần đủ dùng và nhất quán.

 

Lời kết: Quản lý kho, việc nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn

 

Nhiều shop online ban đầu có thể xử lý đơn hàng nhanh chóng, nhưng khi quy mô tăng lên, những lỗi nhỏ như thiếu hàng, giao nhầm, không biết số tồn thực tế... bắt đầu bộc lộ. Đây là những vấn đề âm thầm nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm mua hàng, chi phí và uy tín.

 

“Vận hành trước – mở rộng sau” là tư duy giúp các mô hình kinh doanh phát triển bền vững. Quản lý kho không chỉ là chuyện đếm hàng – mà là nền tảng để nắm dòng tiền, tối ưu lợi nhuận và tạo niềm tin với khách hàng.

 

Bắt đầu từ những việc đơn giản: chuẩn hoá mã SKU, kiểm kê định kỳ, phân loại hàng hoàn – và chọn công cụ phù hợp với giai đoạn hiện tại. Chính những việc nhỏ được làm đúng cách sẽ tạo ra khác biệt lớn về sau.

 

Để bắt đầu, bạn có thể tham khảo Checklist xuất nhập tồn & quản lý vận hành tại đây.

 

✅ Gợi ý tiếp theo: Tìm hiểu thêm cách đồng bộ hóa hệ thống bán hàng và tồn kho với bài viết Phần mềm quản lý kho là gì?